Software voor huiswerkbegeleiding: administratie, aanwezigheid en facturatie in één systeem

SlimKlas is leerlingadministratie speciaal voor huiswerkbegeleiding, bijlesinstituten en studiebegeleiding in Nederland. Inschrijvingen, aanwezigheid, facturatie en oudercommunicatie komen samen in één AVG-proof systeem. Elke vestiging krijgt een eigen, volledig geïsoleerde database en is binnen 24 uur operationeel — zonder technische kennis.

Wat doet software voor huiswerkbegeleiding?

Een leerlingadministratiesysteem vervangt losse Excel-lijsten, papieren presentielijsten en handmatige facturen door één omgeving. U beheert er inschrijvingen, de planning per begeleider, de aanwezigheid per sessie, de facturatie richting ouders en de communicatie — allemaal op één plek in plaats van verspreid over spreadsheets en appgroepen.

Hoe registreer je aanwezigheid per bijlessessie?

Begeleiders vinken per sessie met één tik aan wie aanwezig was. Omdat huiswerkbegeleiding vaak per aanwezigheid of per uur wordt afgerekend, vormt die registratie meteen de basis voor een correcte factuur — geen dubbele administratie, geen discussie achteraf over gevolgde uren.

Hoe factureer je ouders automatisch?

SlimKlas maakt per leerling automatisch de facturatie aan op basis van het gekozen tarief of de geregistreerde aanwezigheid. Ouders betalen online en zien hun openstaande posten in een eigen portaal; bij achterstand verstuurt het systeem zelf een herinnering. Zo houdt u grip op de cashflow zonder handmatig te factureren of na te bellen.

Kunnen meerdere begeleiders en vestigingen ermee werken?

Ja. Elke begeleider heeft een eigen inlog en ziet alleen de eigen leerlingen en sessies, terwijl de eigenaar het totaaloverzicht houdt over alle groepen en vestigingen. Groeit uw instituut, dan groeit het systeem mee — van één begeleider aan de keukentafel tot meerdere locaties.

Is de leerlingdata AVG-proof?

Ja. Elke organisatie krijgt een eigen, volledig geïsoleerde database — gegevens worden nooit gedeeld met andere klanten. De verbinding is SSL-versleuteld, er zijn automatische dagelijkse back-ups en toegang is geregeld per rol. SlimKlas levert daarbij standaard een verwerkersovereenkomst, zodat ook het papierwerk klopt.